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univz:verfahren:raumanfrage_stellen_bearbeiten

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univz:verfahren:raumanfrage_stellen_bearbeiten [14.02.2012 10:05] christian.lambertzunivz:verfahren:raumanfrage_stellen_bearbeiten [18.01.2023 11:45] (aktuell) – Externe Bearbeitung 127.0.0.1
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 Siehe:[[univz:allgemeines:bearbeitungssemester_umstellen| bearbeitungssemester umstellen]]  Siehe:[[univz:allgemeines:bearbeitungssemester_umstellen| bearbeitungssemester umstellen]] 
  
-{{:univz:verfahren:univz_verfahren_raumanfrage0.jpg|}}+**Vorteile im Überblick:** 
 + 
 +- Eine Raumanfrage belegt den Raum nicht\\ 
 +- man kann mehrere Anfragen für einen Raum haben\\ 
 +- Die Suche nach einem Raum zeigt nur die in Frage kommenden Räume an, unter Berücksichtigung der Teilnehmeranzahl (für die Veranstaltung oder Termin (wenn ausgefüllt)\\ 
 +- Raumanfragen blockieren erst den Veranstaltungstermin (der Termin kann nicht mehr bearbeitet werden) \\ 
 +- Wenn ein Termin geändert werden soll, kann die Raumanfrage zurückgezogen werden um den Termin zu bearbeiten, dann kann eine neue Anfrage gestellt werden (mit den neuen Daten)\\ 
 +- Bei jeder Aktion für eine Raumanfrage kann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung eingeschaltet werden (man muss dafür seine E-Mail Adresse explizit freischalten)\\ 
 +- Die Bearbeitung der Raumanfragen (Zentralvergabe der Räume) ist einfacher und kann elektronisch im System durchgeführt werden\\ 
 +- die Bearbeitung der Veranstaltungen während der Raumvergabe muss nicht mehr gesperrt werden. 
 + 
 +Sie suchen die zu bearbeitende Veranstaltung und gehen dort auf das Register **„Termine und Räume“** und markieren den Termin, für den Sie eine Raumanfrage stellen möchten, über das entsprechende Kontrollkästchen. 
 + 
 +{{:univz:verfahren:univz_verfahren_raumanfrage0.jpg?780|}} 
 + 
 + 
 +Im nächsten Schritt kann man erst das Gebäude auswählen, dann den Raum oder Räume. \\ **Raumanfragen werden nur für die zentralverwalteten Räume gestellt.** 
 + 
 +{{:univz:verfahren:anfrage2.png?780|}} 
 + 
 +In der Gebäudeliste sind nur Gebäude mit zentralverwalteten Räumen angezeigt, man kann mit dieser Auswahl suchen, oder die Suche einschränken.\\ \\ 
 +Mit den Buttons  //Alle selektieren// / //Alle deselektieren// lassen sich alle Checkboxen selektieren / deselektieren. 
 + 
 +{{:univz:verfahren:anfrage3.png?780|}} 
 + 
 +Wenn man eine Auswahl getroffen hat kann man, mit Klick auf //Suchkriterien anwenden// zur ersten Auswahlseite zurückkehren und den Suchen Button anklicken, um die tatsächliche Suche nach freien Räumen für die Anfrage auszuführen.\\ 
 +Das Suchergebnis wird in einer Liste angezeigt, wo man einen oder mehrere Räume für die Raumanfrage auswählen kann. 
 + 
 +{{:univz:verfahren:anfrage4.png?780|}}\\ 
 +{{:univz:verfahren:anfrage5.png?780|}} 
 + 
 + 
 +Hier kann man für die Anfrage einen oder mehrere Räume auswählen und mit dem Button //Jetzt neue Raumanfrage stellen// die Anfrage speichern. \\ 
 +Es wird erst eine Übersicht der Raumanfragen für den Termin angezeigt, wo man Anfragen zurückziehen kann, dann mit dem {{:univz:verfahren:button_t.png|}}  Button kommt man zurück zum Termin. 
 + 
 +{{:univz:verfahren:anfrage6.png?780|}} 
 + 
 + 
 +Der Termin mit der Raumanfrage sieht wie im oberen Bild aus, die Bearbeitung des Termins ist wegen der Anfrage gesperrt.\\ 
 +Das Symbol vor dem Termin zeigt den Status der Anfrage an:\\ 
 +{{:univz:verfahren:button_gelb.png|}}  - Anfrage ist offen\\ 
 +{{:univz:verfahren:ok.png|}}  - Anfrage wurde genehmigt\\ 
 +{{:univz:verfahren:button_delete.png|}}  - Anfrage wurde abgelehnt\\ 
 + 
 +Wenn der Termin erneut geändert werden soll, dann muss die Raumanfrage zurückgezogen werden – erst dann ist sie wieder freigegeben und kann bearbeitet werden.\\ 
 +Um die Anfrage zurückzuziehen, klickt man das Status-Symbol an, dann wird die Anfragenübersicht angezeigt: 
 + 
 +{{:univz:verfahren:anfrage7.png?780|}} 
 + 
 +Durch Markieren einer Checkbox kann man die Anfrage zurückziehen und den Termin für die Bearbeitung freigeben. 
 + 
 + 
 +**Raumanfragenübersicht** 
 + 
 +Unter //Meine Funktionen -> Meine Auswertungen -> Meine Raumanfragen// kann jederzeit  eine Übersicht mit den eigenen Raumanfragen bekommen: 
 + 
 +{{:univz:verfahren:anfrage8.png?780|}} 
 + 
 + 
 +**2. E-Mail-Benachrichtigung** 
 + 
 + 
 +Durch die Freigabe der E-Mail-Benachrichtigungsfunktion, wird automatisch ein E-Mail generiert für die Raumanfrageaktionen: Stellen einer Anfrage, Genehmigen einer Anfrage, Ablehnen einer Anfrage oder einen Alternativraum zuweisen. 
 +Die Freischaltung der Funktion erfolgt unter: //Meine Funktionen -> Daten hinzufügen-ändern / ->Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen// 
 + 
 +{{:univz:verfahren:anfrage9.png?780|}} 
 + 
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univz/verfahren/raumanfrage_stellen_bearbeiten.txt · Zuletzt geändert: 18.01.2023 11:45 von 127.0.0.1

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